ผู้นำที่ดีต้องรู้จักใช้คำถามให้เป็น

บทบาทหน้าที่สำคัญสำหรับคนที่เป็นผู้นำ ก็คือ การทำให้พนักงานในทีมสามารถที่จะสร้างผลงานที่ดีได้ ซึ่งการที่ผู้นำจะช่วยให้พนักงานมีความสามารถมากขึ้น ทำงานได้ดีขึ้น มีทักษะในการทำงานที่ดีขึ้น รวมทั้ง มีความมั่นใจในการทำงาน และการตัดสินใจในแง่มุมต่างๆ ของการทำงานได้มากขึ้นนั้น ตัวผู้นำเองมีส่วนมากในการสร้างพนักงานให้เป็นแบบนั้น

และทักษะที่สำคัญมากๆ ของคนที่เป็นผู้นำที่ดี ก็คือ การฝึกใช้คำถาม และรู้จักวิธีการใช้คำถามเพื่อหาคำตอบ และเพื่อกระตุ้นให้พนักงานได้คิดตาม ได้วิเคราะห์ ได้พิจารณาถึงข้อเท็จจริงอย่างครบถ้วน ซึ่งบางครั้งพนักงานเองก็อาจจะนึกไม่ถึงในบางประเด็น ดังนั้น คนที่เป็นผู้นำทีมที่ดีจึงต้องมีหน้าที่ในการกระตุ้น และทำให้พนักงานได้คิด โดยการใช้คำถามที่เหมาะสม

แล้วคำถามเหล่านั้นมีรูปร่างหน้าตาอย่างไรกันบ้าง เราลองมาศึกษากันนะครับ

Fact Finding Question ก็คือ คำถามเพื่อหาข้อเท็จจริง คำถามในลักษณะนี้จะเหมาะสำหรับการถามพนักงานเพื่อที่จะค้นหาข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อทำให้พนักงานได้นึกถึงสภาพความเป็นจริง นึกถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในการทำงาน เพื่อเป็นการรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้ครบถ้วน ลักษณะคำถามเพื่อหาข้อเท็จจริงนี้ จะเป็นคำถามปลายเปิด ตัวอย่างคำถามเช่น “สภาพปัญหาตอนนี้เป็นอย่างไรบ้าง” หรือ “พนักงานในฝ่ายมีความคิดเห็นอย่างไรกันบ้าง” หรือ “เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อวานนี้มีรายละเอียดอย่างไร” ฯลฯ

Clarifying Question เป็นคำถามที่ใช้เพื่อตรวจสอบความชัดเจน เพื่อเช็คความเข้าใจว่าเราเข้าใจตรงกับสิ่งที่คนพูดต้องการจะสื่อหรือไม่ ผู้นำที่ดีควรจะมีการใช้คำถามแบบนี้ เพื่อทำความเข้าใจให้ตรงกันก่อนที่จะคิด และตัดสินใจอะไรลงไป ลักษณะคำถามจะเป็นแบบการสรุปทบทวนในสิ่งที่ผู้พูดพูดมาแล้ว ตัวอย่างคำถามเช่น “ถ้าผมจะสรุปแบบนี้จะถูกต้องหรือไม่ครับว่า …….” หรือ “สิ่งที่คุณกำลังพูดเมื่อสักครู่ต้องการจะบอกผมว่า …… ใช่หรือไม่ครับ” เป็นต้น

Developmental Question เป็นลักษณะคำถามเพื่อถามรายละเอียดเพิ่มเติม หรือเพื่อต่อยอดมุมมองจากเดิมออกไปให้กว้างกว่าเดิม เป็นคำถามที่ถามเพื่อให้ฝ่ายตรงข้ามได้เปิดมุมมอง และได้คิดในมุมที่กว้างมากขึ้นกว่าเดิม เช่น “พอจะช่วยอธิบายประเด็นนี้เพิ่มเติมอีกสักหน่อยได้หรือไม่ครับ” หรือ “รบกวนช่วยยกตัวอย่างประเด็นเมื่อสักครู่ให้ฟังหน่อยสิครับ” หรือ “แล้วคุณมีความคิดเห็นอย่างไรกับประเด็นเมื่อกี้” “ที่ว่าดี มันดีอย่างไร และจะมีผลกระทบกับงานของเราในประเด็นไหนบ้าง” เป็นต้น

Testing Question เป็นคำถามเพื่อทดสอบ และประเมินความคิดของคนอื่น ซึ่งปกติมักจะเป็นคำถามปลายปิด เพื่อให้ผู้ถูกถามต้องตอบแค่เพียง ใช่หรือไม่ใช่ ถูก หรือผิด เป็นต้น ตัวอย่างคำถาม ก็เช่น “เรื่องนี้มันสำคัญต่อคุณใช่หรือไม่” หรือ “คุณรู้สึกไม่ชอบในผลที่ออกมาใช่หรือไม่” หรือ “คุณไม่พอใจกับผลการทดสอบนี้ใช่หรือไม่” เป็นต้น

Leading Question คือ การถามนำ เป็นลักษณะคำถามที่เราบอกแนวทางไปแล้ว และต้องการให้อีกฝ่ายตอบในแนวที่เราต้องการ ลักษณะคำถามแบบนี้มักจะใช้สำหรับหาแนวร่วมในคำตอบที่เราต้องการ ตัวอย่างเช่น “ทีมงานของเราทุกคนชอบแนวทางที่เรากำลังทำอยู่มากเลย คุณเองก็น่าจะชอบเหมือนกันใช่มั้ยครับ” หรือ “แรงจูงใจในการทำงานนั้นมีความสำคัญต่อการทำงานมาก ไม่ทราบคุณก็คิดอย่างนั้นใช่หรือไม่ครับ” เป็นต้น

ทั้งหมดที่กล่าวมาเป็นลักษณะของคำถามที่ผู้นำที่ดีควรจะฝึกใช้ให้คล่อง เพื่อที่จะดึงเอาศักยภาพของพนักงานออกมาให้ได้มากที่สุด นอกจากนั้นยังสามารถใช้คำถามเหล่านี้ในการสอนงานพนักงาน ในการสร้างแรงจูงใจให้กับทีมงาน และใช้ในการสื่อสารกับทีมงานได้อีกด้วย

ข้อควรระวังในการใช้คำถามก็คือ ให้ถามทีละคำถาม อย่าถามโดยมีหลายคำถามอยู่ในคำถามเดียว เช่น “คุณคิดอย่างไรกับประเด็นนี้ แล้วถ้ามันเกิดไม่ใช่ขึ้นมาแล้วเราจะทำอย่างไรดี หรือถ้าเกิดมันมีปัญหาล่ะ เราจะต้องหาทางออกกันอย่างไร” คำถามแบบนี้ทำให้คนฟังที่จับประเด็นได้ไม่หมด ไม่สามารถที่จะตอบคำถามได้ครบถ้วน และบางครั้งทำให้คนตอบเลือกที่จะตอบตามที่ตนเองสนใจได้ ซึ่งทำให้ประเด็นหลักที่ต้องการหายไปได้เช่นกัน

อย่าลืมนะครับ คนที่ควบคุมการสนทนาทั้งหมด ก็คือคนที่ถาม ไม่ใช่คนที่ตอบครับ

ที่มา : prakal